Comptes, rôles et invitations

Le module ADMIN permet à l'administrateur de l'institution de créer les comptes de ses équipes et de leur attribuer leurs droits, sans intervention de NEXCLARA. L'écran « Comptes » liste les agents de l'institution, leurs rôles, l'état de leur accès et leur dernière connexion.

ADMIN porte aussi les paramètres de conformité de l'institution : « Finalités de consentement », « Conservation et purge » (durées provisoires à confirmer, purges et leurs attestations), « Droits des personnes » et « Rapport de conformité ». Cette page traite des comptes et des rôles.

Les rôles

Les rôles sont regroupés en trois familles qui ne se cumulent pas : un même compte ne peut pas à la fois configurer, décider et auditer.

Un septième rôle, « Support NEXCLARA », n'appartient à aucune de ces familles : il est réservé à l'identité d'un accès exceptionnel et aucun administrateur ne peut l'attribuer. Dans une même famille, plusieurs rôles peuvent être combinés. Les droits sont appliqués par le serveur : masquer un bouton dans l'interface n'accorde ni ne retire jamais rien.

Inviter un agent

1. Ouvrir Administration › Comptes, puis « Inviter un agent ».
2. Saisir l'adresse électronique, la langue du courriel et les rôles.
3. Envoyer : l'invitation est valable 72 heures et ne sert qu'une fois.

Lorsqu'un transport de courriel est configuré, l'agent reçoit son lien d'activation par courriel. Sinon, l'écran affiche le lien une seule fois à l'administrateur, qui le transmet lui-même par un canal sûr. Une invitation en attente peut être révoquée. L'agent choisit lui-même son mot de passe et enrôle son second facteur : voir Connexion et double facteur.

Un administrateur ne peut accorder par invitation que des rôles qu'il pourrait attribuer directement. Inviter un futur administrateur exige en outre une vérification renforcée du second facteur.

Gérer un compte

Depuis « Gérer », l'administrateur peut :

• modifier les rôles du compte, dans une seule famille ;
• fixer la limite de délégation d'un responsable crédit, en devise de base de l'institution : c'est le montant maximal qu'il peut décider seul ;
• suspendre puis réactiver un compte ;
• désactiver définitivement un compte.

Ces actions exigent une vérification renforcée du second facteur. Suspendre ou désactiver un compte révoque immédiatement toutes ses sessions.

Règles de séparation appliquées

• personne ne modifie ses propres rôles, ni ne suspend ou désactive son propre compte ;
• le dernier administrateur actif de l'institution ne peut être ni retiré de son rôle, ni suspendu, ni désactivé ;
• seul un responsable crédit porte une limite de délégation.

Un compte n'est jamais supprimé. Un agent qui a pris des décisions tracées reste dans l'histoire de l'institution : on le désactive, on ne l'efface pas. Chaque action d'administration est inscrite au journal d'audit de l'institution.

Ce que cette fonction ne fait pas

• aucune délégation par agence, ni par niveau de score : la délégation dépend du seul montant ;
• aucune double validation de l'attribution du rôle d'administrateur ;
• aucune suppression des données personnelles d'un ancien collaborateur : les règles de conservation (ADMIN › « Conservation et purge ») portent sur les données des dossiers, pas sur les comptes du personnel.